AI写工作邮件：从目的、背景到可发送草稿

邮件不是单纯写作，而是一次带对象、目的和后果的沟通。AI可以压缩背景、安排结构、调整语气和给出主题，但不知道你能否承诺价格、日期、资源或责任，也不能自动判断谁应该被抄送。

因此先提供可确认事实，再让AI起草；如果资料有缺口，要求它列问题而不是补写。涉及争议、合同、投诉、人事和财务时，AI只做措辞辅助。

收件人及关系：___
邮件目的：通知 / 请求 / 确认 / 跟进 / 拒绝
希望对方采取的动作与截止时间：___
已确认事实：___
附件或链接：___
语气：直接 / 温和 / 正式
禁止：不新增承诺，不猜金额日期，不代替发送

主题要让收件人看见动作和时间，例如“请于7月18日前确认活动名单”；不要只写“关于活动的事情”。正文先给结论，再给必要背景，最后重复动作、时间与附件。

1. 把聊天记录或会议内容整理成事实清单，删除无关隐私。
2. 让AI指出缺少的人名、日期、数字、附件和期望动作。
3. 生成一个清楚主题和一版短正文，不一次要很多风格。
4. 要求AI反向检查是否出现未提供的承诺、推断或含糊措辞。
5. 人工核对收件人、抄送、附件、链接和签名后再发送。

例如跟进报价，不要写“请尽快回复”。应写清需要确认的项目、报价版本、回复截止时间，以及若无法按期回复应如何告知。

• 不让AI虚构历史沟通、职位、金额、政策或截止时间。
• 删掉空泛寒暄和重复背景，让关键动作出现在前两段。
• 检查人名、公司名、日期、时区、数字、链接和附件。
• 群发、外部联系人、投诉、合同和人事邮件必须人工复核。
• 默认只生成草稿，不授权自动发送、转发或修改通讯录。